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Bitte beachten Sie, dass Ihre Veranstaltung gegebenenfalls
anzeigepflichtig ist. Bitte beachten Sie, dass Ihre Veranstaltung gegebenenfalls
anzeigepflichtig ist. Die Stiftung verweist in diesem Zusammenhang ausdrücklich auf das Merkblatt
zur Einhaltung der Versammlungsstättenverordnung.
Jede genehmigungspflichtige Veranstaltung muss vom Veranstalter beim Ordnungsamt der Stadtverwaltung Eltville schriftlich angezeigt werden. Das Ordnungsamt entscheidet im Einzelfall, ob während der geplanten Veranstaltung eine Brandwache vor Ort sein muss.
Auf Grundlage der Versammlungsstättenverordnung hat die zuständige Fachabteilung des Rheingau-Taunus-Kreises die technisch möglichen Bestuhlungsvarianten für die einzelnen Veranstaltungsräume geprüft und genehmigt. Werden die genehmigten Varianten angewandt, benötigt die Brandschutzabteilung der Unteren Bauaufsichtsbehörde keine Veranstaltungsanzeige.
Darüber hinaus gilt für Veranstaltungen in unserem
Hause eine Benutzerordnung (Fassung vom 1. November 2007), die von Veranstaltern eingehalten werden muss.
Nähere Informationen erhalten Sie bei unserem Veranstaltungsbüro:
Stiftung Kloster Eberbach
D-65346 Eltville im Rheingau
Veranstaltungsservice
buchungsservice@klostereberbach.de
Tel +49 (o) 6723 9178-100
Fax +49 (o) 6723 9178-101
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| Benutzerordnung für die Nutzung von Räumlichkeiten in der ehemaligen Zisterzienserabtei Kloster Eberbach zur Durchführung von Veranstaltungen |
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Die ehemalige Zisterzienserabtei Kloster Eberbach
ist eines der bedeutendsten Denkmale mittelalterlicher Baukunst
in Hessen und wird zurzeit mit großem finanziellen und personellen
Aufwand grundsaniert. Eigentümerin der Gesamtanlage ist
seit ihrer Gründung 1998 die Stiftung Kloster Eberbach (im
folgenden: Stiftung). |
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Seit Oktober 2006 sind von den Sanierungsarbeiten besonders die Hospitalgebäude betroffen. Einschränkungen bestehen zudem im westlichen Teil der Freianlagen. |
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Für die mit der Sanierung verbundenen ästhetischen
Einschränkungen bittet die Stiftung um Verständnis. |
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Die Stiftung hat als Eigentümerin der Liegenschaft
die Aufgabe, das Bau- und Kulturdenkmal Kloster Eberbach
durch eine maßvolle, dem Ort angemessene und schonende Nutzung
auf Dauer zu erhalten. |
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Jede der vertraglich zu vereinbarenden Veranstaltungen findet in denkmalgeschützten historischen Räumlichkeiten statt, deren Nutzung eine besondere Rücksichtnahme und Sensibilität erfordert. In der vorliegenden Benutzungsordnung werden hierzu Leitlinien formuliert. Sie sollen dazu beitragen, dass die Möglichkeiten zur Öffnung der Klosteranlage für Veranstaltungen nachhaltig erhalten bleiben. |
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§ 1 Allgemeine Regelungen |
| 1 |
Grundsätze |
| 1.1 |
Bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung
ist in jedem Fall darauf zu achten, dass die Würde der ehemals
als Abtei erbauten und genutzten Klosteranlage nicht beeinträchtigt
wird. |
| 1.2 |
Bei allen Aktivitäten, insbesondere auch außerhalb
gemieteter Räumlichkeiten, ist darauf zu achten, dass Veranstaltungen
sowie der Klosterbesuch Dritter nicht beeinträchtigt werden. |
| 1.3 |
Im Interesse einer Wahrung des mit der Anlage
verbundenen klösterlichen Geistes sind insbesondere Tanzveranstaltungen
und in sonstiger Weise überschwängliche Feiern ('Parties')
grundsätzlich nicht gestattet. |
| 1.4 |
Die Räumlichkeiten der Stiftung gelten im Sinne des Gesetzes zum Schutz vor den Gefahren des Passivrauchens (Hessisches Nichtraucherschutzgesetz - HessNRSG) als öffentliche Einrichtung. Somit besteht ein grundsätzliches Rauchverbot in den Gebäuden und sonstigen umschlossenen Räumen. |
| 1.5 |
Etwaigen zur Schonung der Bausubstanz gegebenen
Anordnungen der Stiftung oder des Hessischen Landesamtes
für Denkmalpflege ist Folge zu leisten. Die vertraglich
vereinbarten Handlungen bleiben hiervon unberührt. |
| 1.6 |
Sämtliche an den Veranstalter adressierten
Regelungen der Benutzungsordnung gelten uneingeschränkt
auch für etwaige Verrichtungs- und Erfüllungsgehilfen bzw.
sonst mit der Veranstaltung in Zusammenhang stehende Dritte
(z.B. Besucher der Veranstaltung). Der Veranstalter hat
sich deren Verhalten zuzurechnen lassen. |
| 2 |
Sicherheit der Veranstaltung |
| 2.1 |
Der Veranstalter stellt sicher, dass die mit der Veranstaltungsleitung beauftragte Person mit dem Veranstaltungsraum und dessen Einrichtungen vertraut ist.
Seitens der Stiftung wird der Veranstaltung ein Veranstaltungsbetreuer zugeordnet, der die Stiftung als Vertragspartner in allen Belangen vertritt und zudem für die hausinternen Abläufe und die haustechnischen Leistung verantwortlich ist. |
| 2.2 |
Der Veranstalter trägt für alle ggf. erforderlichen öffentlich-rechtlichen Genehmigungen Sorge und stellt die Stiftung von allen entsprechenden Verpflichtungen frei.
Soweit die Veranstaltung einer Genehmigung seitens der Abteilung 'Vorbeugender Brandschutz' des Rheingau-Taunus-Kreises oder einer sonstigen Behörde bedarf, muss der Veranstalter der Stiftung den zugehörigen Bescheid vor Veranstaltungsbeginn in Kopie vorlegen.
Die von der Abteilung 'Vorbeugender Brandschutz' erlassenen Bescheide sowie die genehmigten Bestuhlungspläne werden von der Stiftung bereitgehalten und sind vom Veranstalter zu beachten. |
| 2.3 |
Der Veranstalter nimmt zur Kenntnis, dass
die Freiflächenbeleuchtung der Anlage sich auf eine allgemeine
Verkehrswegebeleuchtung beschränkt. Veranstaltungsbedingt
erforderliche Zusatzbeleuchtung in den Freiflächen ist vom
Veranstalter nach vorheriger Abstimmung mit der Stiftung
zu ergänzen. |
| 2.4 |
Der Veranstalter muss die für eine ordnungsgemäße Durchführung der Veranstaltung ggf. erforderlichen Vorkehrungen und Nebenleistungen selbständig, in eigener Verantwortung und auf eigene Rechnung beauftragen.
Hiervon besonders betroffen sind Maßnahmen zum Brandschutz, zur Unfall- und Notfallversorgung, zur Beschilderung, zur Verkehrsregelung und zur Parkplatzeinweisung. |
| 2.5 |
Jeglicher Einsatz von offenem Feuer oder
in sonstiger Weise gefährlicher Stoffe (z.B. Bühneneffekte)
bedarf einer schriftlichen Genehmigung seitens der Stiftung.
Darüber hinaus ggf. erforderliche öffentlich-rechtliche
Genehmigungen sind vom Veranstalter eigenverantwortlich
einzuholen. Daraus hervorgehende Bescheide sind der Stiftung
vor Veranstaltungsbeginn in Kopie vorzulegen. |
| 2.6 |
Aus feuerpolizeilichen Gründen ist das Parken nur auf den dafür vorgesehenen Flächen im Bereich der Zufahrten Ost und West, dem Parkplätzen 'Schmidtgarten' und 'Schlosserbau' sowie im Großen Klosterhof erlaubt.
Bei einer darüber hinausgehenden Nutzung des Großen Klosterhofes sind die freizuhaltenden Eintragungen im Plan "Parkplätze und Feuerwehrflächen" zu beachten.
Bei Großveranstaltungen mit erheblichem Verkehrsaufkommen legt das Ordnungsamt der Stadt Eltville fest, ob im Bereich der Landesstraße L-3320 temporär zusätzlicher Parkraum bereit gestellt werden kann. Es ist grundsätzlich ein Parkplatzdienst einzurichten. Soweit nichts anderes vereinbart wurde, besteht kein Anspruch auf exklusive Nutzung von örtlich vorhandenem Parkraum. |
| 3 |
Haftung |
| 3.1 |
Die Durchführung der Veranstaltung erfolgt
auf eigene Gefahr des Veranstalters. |
| 3.2 |
Der Veranstalter trägt für eine pflegliche
Behandlung der überlassenen Räumlichkeiten und die Vermeidung
von Beschädigungen an der Bausubstanz Sorge. |
| 3.3 |
Die Benutzung von Räumlichkeiten und/oder Freiflächen in Kloster Eberbach, insbesondere bei der Vorbereitung und späteren Durchführung von Veranstaltungen, erfolgt unter ausschließlicher und voller Haftung des Veranstalters.
Dies betrifft sämtliche, mit der Veranstaltung in ursächlichen Zusammenhang zu bringende Schäden, wie:
- Personenschäden
- Schäden in den Räumen
- Schäden an baulichen und gärtnerischen Anlagen und
- Schäden am Inventar. |
| 3.4 |
Beschädigungen an Stiftungseigentum sind nach Abstimmung mit der Stiftung fachgerecht Instand zu setzen oder finanziell auszugleichen. Mindestforderung der Stiftung ist der Wiederbeschaffungswert des beschädigten Eigentums einschließlich aller Transport-, Installations- und sonstigen Nebenkosten. |
| 3.5 |
Der Veranstalter übernimmt die Verantwortung
für die Sicherheit im Veranstaltungsablauf. Zu diesem Zweck
nimmt der Veranstalter oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter
die Pflichten der Betreiberin im Sinne des § 38 f.f.
der Muster-Versammlungsstättenverordnung. |
| 4 |
Veranstaltungsablauf |
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| 4.1 |
Vorbereitung |
| 4.1.1 |
Der Veranstaltungsraum kann grundsätzlich 3 Stunden vor Veranstaltungsbeginn für vorbereitende Arbeiten genutzt werden. Sollten außerhalb dieser Vorbereitungszeit oder bereits am Vortag Aufbauarbeiten oder Anlieferungen erforderlich werden, ist dies mindestens 5 Werktage zuvor mit der Stiftung zu vereinbaren. Der stiftungsseitig eingesetzte Veranstaltungsbetreuer nimmt diese vereinbarten Termine wahr.
Eventuelle abschließende Bereitstellungsarbeiten seitens der Stiftung können parallel zum veranstaltungsbezogenen Aufbau erfolgen. |
| 4.1.2 |
Soweit nichts anderes vereinbart wird, ist
das Stiftungsbüro Treffpunkt für die Einweisung des Veranstaltungsleiters
- insbesondere in die technischen Anlagen und die historische
Bausubstanz - sowie für die ggf. erforderliche Ausgabe von
Schlüsseln. |
| 4.1.3 |
Soweit nichts anderes vereinbart wird, übernimmt
der Veranstalter die ggf. erforderliche Herrichtung der
Räumlichkeiten eigenverantwortlich und auf eigene Kosten.
Alle diesbezüglichen Maßnahmen dürfen nur im ausdrücklichen
Einvernehmen mit dem Veranstaltungsbetreuer der Stiftung
vorgenommen werden. |
| 4.1.4 |
Die Bestuhlung ist unter Beachtung der genehmigten Bestuhlungspläne vom Veranstalter vorzunehmen. Soweit die Nutzung hauseigenen Mobiliars vereinbart ist, wird dieses seitens der Stiftung im Veranstaltungsraum bereitgestellt.
Beim Transport und Platzieren der Möbel und sonstiger Ausstattungsgegenstände sind diese anzuheben bzw. auf luft- oder vollgummibereiften Rollwagen zu transportieren. Schäden an Fußböden und Treppenkanten sind dem Veranstalter anzulasten.
Zu den Wänden und Einbauten ist bei der Möblierung ein angemessener Abstand von mindestens 50 cm einzuhalten. |
| 4.1.5 |
Es ist untersagt, eigenmächtig Ausstattungsgegenstände
oder mit den Bauwerken verbundene Gegenstände von ihrem
Platz zu entfernen, umzustellen, zu beschriften, anzustreichen,
mit Lack, Farbe oder Flüssigkeit in Berührung zu bringen,
zu bekleben, Nägel, Schrauben u.a. Befestigungsmittel anzubringen
oder sie in sonstiger Weise zu verändern.
Dies gilt für die Bauwerke selbst, für Teile davon sowie
für Außenfassaden und Ausstattungsgegenstände in den Außenanlagen.
Hinweise auf die Veranstaltung bzw. auf den Veranstaltungsort
dürfen auf gesondert aufzustellenden Infotafeln angebracht
werden. |
| 4.1.6 |
Aktivitäten des Veranstalters, die zu einer dauerhaften oder erheblichen Verschmutzung oder Beschädigung von Böden, Wänden oder Inventar führen können, sind grundsätzlich unzulässig. Im Zweifelsfall ist eine rechtzeitige und vorherige Zustimmung der Stiftung erforderlich. |
| 4.2 |
Durchführung |
| 4.2.1 |
Wird für die Vorbereitung oder Durchführung
oder Nachbereitung der Veranstaltung der Zugang 'Gittertor
Klostergasse' benötigt, so ist dies zuvor mit der Stiftung
abzustimmen. Das Tor ist grundsätzlich für die sonstigen
Besucher der Klosteranlage geschlossen zu halten. Ist dies
nicht möglich, muss das Tor permanent mit einem Pförtner
besetzt werden, der nicht zur Veranstaltung gehörende Personen
den Zutritt verwehrt. |
| 4.2.2 |
Die vom Veranstalter vorgesehenen Geräte dürfen
nur in Abstimmung mit den technischen Voraussetzungen der
einzelnen Räumlichkeiten in Betrieb genommen werden. Insbesondere
sind Folgen einer Überlastung der Stromversorgungskapazität
zu vermeiden. |
| 4.2.3 |
Kerzenbeleuchtung ist in maßvollem Umfang
auf den Tischen gestattet. In Fensternischen ist Kerzenbeleuchtung
allerdings untersagt. Grundsätzlich sind Wachs-Verunreinigungen
auf Böden und Fliesen durch geeignete Unterlagen zu vermeiden.
Ebenso ist zu vermeiden, dass die Raumhülle durch Rußbildung
beschädigt wird. Für Kerzenbeleuchtung gilt ein Mindestabstand
von 1 m zu Wänden und Einbauten. |
| 4.2.4 |
Die vom Veranstalter erhobene Bereitstellungspauschale
beinhaltet die Reinigung des Veranstaltungsortes, die übliche
Nutzung von Strom, Gas, Wasser und Abwasser sowie der klosterseitig
vorgehaltenen Parkplätze. Bei mehrtägigen oder besonders
sensiblen Veranstaltungen kann mit der Stiftung eine Zwischenreinigung
schriftlich vereinbart werden. Hierbei entstehende Aufwendungen
werden dem Veranstalter nach Art und Umfang in Rechnung
gestellt. |
| 4.2.5 |
Die dem Veranstaltungsort zugeordneten Toilettenräume werden durch die Stiftung in sauberem und funktionsfähigem Zustand bereitgestellt. Eine darüber hinausgehende regelmäßige Überprüfung und/oder Reinigung während der Veranstaltung ist grundsätzlich nicht Bestandteil der vertraglich vereinbarten Raumnutzung. |
| 4.2.6 |
Die Stiftung sorgt in Abhängigkeit von der herrschenden Witterung für eine zumindest fußläufig freie Zugänglichkeit zu den vertraglich gebuchten Veranstaltungsräumen. Es besteht seitens des Veranstalters kein Anspruch auf besenreine Gebäudevorflächen oder Parkplätze. Insbesondere im Winterhalbjahr muss mit niederschlags- und/oder frostbedingten Einschränkungen gerechnet werden. |
| 4.3 |
Nachbereitung |
| 4.3.1 |
Sämtliche im Zuge der Veranstaltung in die
Räumlichkeiten eingebrachten Gegenstände sind vom Veranstalter
nach Abschluss der Veranstaltung vollständig und sorgfältig
wieder zu entfernen. |
| 4.3.2 |
Der Abbau erfolgt grundsätzlich sofort nach
Ende der Veranstaltung und ist in der Regel noch am gleichen
Tag abzuschließen. Eine Verlängerung der Abbauzeit ist durch
vorherige Abstimmung mit der Stiftung zu vereinbaren, die
nach Maßgabe der Erfordernisse eventueller Folgeveranstaltungen
ggf. Fristverlängerung gewährt. |
| 4.3.3 |
Die genutzten Räumlichkeiten, Gebäudeteile Freianlagen und Parkplatzflächen sind besenrein zu verlassen. Eine Endreinigung der genutzten Veranstaltungsflächen erfolgt durch die Stiftung.
Bei Nichterfüllung dieser Verpflichtung ist die Stiftung berechtigt, dies selbst oder durch Dritte zu erledigen und die anfallenden Kosten in Rechnung zu stellen. |
| 4.3.4 |
Die Stiftung übernimmt die Toilettenbereiche nach Abschluss der Veranstaltung in einem dem üblichen Gebrauch entsprechenden Zustand. Unzumutbare Reinigungsaufwendungen werden dem Veranstalter in Rechnung gestellt. |
| 4.3.5 |
Die Stiftung behält sich vor, nach Veranstaltungsende
eine gemeinsame Begehung der genutzten Räumlichkeiten mit
dem Veranstalter oder einer von diesem beauftragten Person
durchzuführen. Über die Begehung wird ein Protokoll erstellt,
in dem etwaige Mängel, Beschädigungen oder sonstige abrechnungsrelevante
Faktoren aufgelistet werden. Das Protokoll ist von den beteiligten
Personen gegenzuzeichnen. |
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§ 2 Veranstaltungen im
Konversenbau |
| 1 |
Lage-, Grundriss-, Flucht- und Bestuhlungspläne |
| 1.1 |
Die von der Stiftung bereitgehaltenen Pläne gelten als Anhang der Benutzungsordnung. Mit der vertraglich vereinbarten Nutzung von Räumlichkeiten sind die Planinhalte verbindlich zu beachten und einzuhalten. |
| 1.2 |
Die verfügbaren Pläne können hier> jederzeit durch den Veranstalters (PDF-Format) eingesehen werden. |
| 2 |
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung |
| 2.1 |
Die Andienung des Konversenbaus erfolgt über
die Flächen der Ostzufahrt und des Großen Klosterhofes.
Es dürfen nur ausgewiesene Fahrbahnen und befestigte Hofflächen
benutzt werden.
Um die Gebäudewestseite zu erreichen, ist zu beachten, dass die lichte Durchfahrtsbreite zwischen Inspektorenhaus und Schlosserbau nur ca. 2,30 m beträgt. Ebenso ist zu beachten, dass in der Gebäudedurchfahrt eine schrägverlaufende Pflasterrinne vorhanden ist und sich eine enge Kurve anschließt. Beschädigungen an den Gebäudefassaden sind unbedingt zu vermeiden. |
| 2.2 |
Als ebenerdiger und barrierefreier Haupteingang
für die Veranstaltungsgäste ist der nördliche Kopfbau des
Konversenbaus (Westseite, gegenüber Gästehaus) vorgesehen.
Im Gebäude ist eine barrierefreie Mobilität von Behinderten
gewährleistet. Das Foyer kann jedoch nur über eine Rampe
und einen verdeckt liegenden Aufzug (vgl. Plan 'Cateringbereich
Laiendormitorium') erreicht werden.
Ebenso kann ein Zugang vom Großen Klosterhof organisiert werden. Hierzu steht auf der Gebäudeostseite der Eingang 'Entrée' (einläufige Treppe) zur Verfügung. Im Gebäude erreicht man zunächst den Garderobenbereich und über das Treppenhaus den ein Geschoss höher liegenden Veranstaltunsgbereich. |
| 2.3 |
Grundsätzlich ist für die Anlieferung von Veranstaltungsausstattung und Küchengerätschaften der Eingang 'Brauhaus' vorgesehen. Dort muss eine zweistufige Treppe überbrückt werden. Im Gebäude ist ebenerdig der Lastenaufzug mit Zugang zum Foyer und zum Cateringbereich zu nutzen.
Nach Absprache mit der Stiftung können sperrige und besonders schwere Güter über den nördlichen Kopfbau (Gebäudewestseite) angefahren werden. Die Anlieferung erfolgt durch die hölzerne Doppelflügeltür und die 5-stufige Treppe ins Foyer bzw. niveaugleich in den Cateringbereich.
Zudem steht der Eingang 'Brücke' am Saugraben für eine Andienung zur Verfügung. |
| 2.4 |
Die doppelflügelig verglaste Tür im Treppenhaus des Nordkopfbaus (EG gegenüber Gästehaus) dient als Fluchttür. Dieser Zugang darf nicht zur Anlieferung genutzt werden. Eine Beschädigung wird dem Veranstalter in Rechnung gestellt. |
| 2.5 |
Der im nördlichen Kopfbau befindliche Glasaufzug
darf ausschließlich zur Personenbeförderung genutzt werden. |
| 2.6 |
Die im Konversenbau vorhandenen Natursteinböden
und -treppen sind aus Sandstein gefertigt. Die Treppenkanten
und Bodenbeläge sind daher sehr empfindlich und müssen mit
großer Pfleglichkeit behandelt werden müssen. |
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§ 3 Veranstaltungen in
der Klosterkirche |
| 1 |
Wegen der Bedeutsamkeit der Klosterkirche
als Kulturdenkmal und Anschauungsobjekt für die zisterziensische
Klosterarchitektur begründet die Gestattung zur Nutzung
der Klosterkirche kein Exklusivrecht. Abweichende Vereinbarungen
bedürfen der Schriftform. |
| 2 |
Von den historischen Grabmälern in der Kirche
ist bei der Möblierung ein angemessener Mindestabstand von
50 cm einzuhalten. Zusätzlich sind diese durch geeignete
Maßnahmen vor Beschädigungen durch Gäste und Einbauten zu
schützen. |
| 3 |
Die zwischen den Arkadenpfeilern des Langhauses
verlegten historischen Bodenfliesen sind vor mechanischen
Beschädigungen durch vollständige Abdeckung mit geeignetem
Material zu schützen. Erforderliche Transportwagen sind
nur in gefederter bzw. luftbereifter Ausführung zulässig. |
| 4 |
Etwaig notwendige Verkabelungen zwischen Kircheninnenraum
und Verteiler 'Großer Klostergarten' sind so herzustellen,
dass die südlichen Portale der Klosterkirche weiterhin für
Besucher der Anlage verschlossen sind. Ist dies nicht möglich,
muss das entsprechende Portal permanent mit einem Pförtner
besetzt werden, der Dritten den Zugang verwehrt. Zudem muss
die Verkabelung ausserhalb der Betriebszeit demontiert werden. |
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Kloster Eberbach
D-65346 Eltville im Rheingau,
den 1. November 2007
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